gai-zerrenda

SARRERA DESBERDINA:

Gai zerrenda

Gai zerrenda edo agenda idatzizko testu bat da, non batzar jakin batean adostutako akordioak eta landuko diren gaiak zerrendatuta ageri diren. Helburu nagusia batzarra aldez aurretik antolatzea da, eta batzarrean denbora ondo aprobetxatzeko bidea prestatzea.^[1]
Gai zerrenda behar duten batzar formalak egiten dituzten erakundeak mota askotarikoak izan daitezke. Batzar formal horietan, aldez aurretik, bilerara joango diren partaide guztiek idatziz, dokumentu baten bidez, jakin beharko dute batzarrerako aurreikusten diren nondik norakoak zeintzuk diren.
Gai zerrenda egin eta gero, kopia bana ematen zaie bildutako pertsonei, eta haiek gai zerrendarekiko desadostasuna ager dezakete. Gero, batzarra gai zerrendari jarraikiz egin beharko da eta batzarra gertatzen den bitartean, idazkari batek gai garrantzitsuenei buruz oharrak hartuko ditu, eta, oro har, bilera amaitzean edo amaitu eta denbora gutxira, gai zerrendan oinarrituta, akta bat idatziko du. Batzuetan xehetasunak grabagailu baten edo takigrafo baten bidez biltzen dira. Arrunki, gai zerrenda ez da oso luzea izan behar eta horretarako gai garrantzitsuenetan kontzentratu ohi dira, ia inoiz ez da batzarrean gertatutakoa hitzez hitz idazten, nahiz eta parlamentu bileretan hala egiten den. Batzar oso formaletan, gai zerrendak gorde egiten dira, dokumentu juridiko garrantzitsutzat.
Bileraren amaieran edo hurrengo bileraren hasieran, gai zerrenda irakurtzen da eta horren behin betiko onarpenari buruz hitz egiten da. Gai zerrenda idazkariaren eta bilera deitu zuenaren sinadurak izan behar ditu eta batzuetan bilerara joan ziren guztiena ere.